In bìa hồ sơ – 3 lưu ý quan trọng không nên bỏ qua

Administrator
Ngày 03 tháng 06 năm 2020

Bìa hồ sơ là một loại văn phòng phẩm rất phổ biến hiện nay và không thể thiếu cho các văn phòng, trường học, công ty… Đây còn được xem là một sản phẩm vô cùng hữu ích trong việc nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp phát triển. Dưới đây là những thông tin chi tiết về in bìa hồ sơ và 3 lưu quá quan trọng không nên bỏ qua.

1. Công dụng của bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ là một sản phẩm có tính tiện dụng, hữu ích cho công việc nội bộ lẫn các giao dịch khách hàng. Đối với tài liệu quan trọng, ngoài việc bảo vệ những thông tin lưu trữ bên trong, bìa hồ sơ còn tạo nên ấn tượng và thiện cảm cho người đối diện.

Chất lượng giấy và in ấn của bìa hồ sơ là vô cùng quan trọng. Từ đây, nhiều người đánh giá cách làm việc, phong thái và độ chuyên nghiệp của đơn vị hợp tác. Để có những chiếc bài hồ sơ đẹp, tinh tế và sang trọng bạn cần phải lựa chọn một cơ sở in ấn uy tín và chất lượng.

Dưới đây là những công dụng hữu ích của bìa hồ sơ

+ Sử dụng và thay thế như một bìa trình ký thông thường

+ Tạo ấn tượng cho đối tác, nhấn mạnh giá trị thương hiệu

+ Được xem như một Company Profile, gửi tới khách hàng những thông tin cơ bản về công ty, doanh nghiệp khi đối phương có ý muốn tìm hiểu hoặc bản thân công ty muốn giới thiệu.

+ Có nhiều mẫu mã, đa dạng thiết kế và chọn lựa

2. Thiết kế và in bìa hồ sơ

Vì đây là một sản phẩm được thiết kế trong bộ nhận diện thương hiệu nên cần đáp ứng các yếu tố thống nhất về màu sắc, tông màu chính phụ, logo, bố cục và các chi tiết nhỏ.

Đối với thiết kế bìa hồ sơ cần lưu ý hạn chế những chi tiết rườm rà không cần thiết, nên tạo điểm nhấn khác biệt cho bìa hồ sơ bằng sự đơn giản, trang nhã và chất lượng in ấn.

In bìa hồ sơ phải đảm bảo đạt chất lượng. Thông thường, người ta sẽ sử dụng giấy Biston hoặc giấy Couche. Định lượng cho loại giấy sử dụng cần đạt từ 280 đến 300 gsm để đảm bảo về độ cứng, đúng form khi hoàn thành.

Bìa hồ sơ bằng giấy Biston

Để tiết kiệm chi phí, các đơn vị thường in bìa hồ sơ một lần với số lượng lớn, từ 500 chiếc trở lên. Các dịch vụ in có trách nhiệm đảm bảo chất lượng, thời gian hoàn thành và giao hàng tận nơi. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, nếu bạn cần in bìa hồ sơ với số lượng ít mà nhanh chóng, thì tốt nhất là nên liên hệ sớm với nhà in để được sắp xếp xử lý kịp thời.

Kích thước In bìa hồ sơ: Phần chính là 31×22 (cm), phần tai 7cm có thiết kế bo góc riêng biệt. Nếu khách hàng có yêu cầu về tiêu chuẩn riêng thì  nên báo rõ kích thước Folder để đơn vị thiết kế và in ấn làm đúng theo yêu cầu

3. Lưu ý cho folder

Nhiều người khi đi in bìa hồ sơ lần đầu không lưu ý đến những chi tiết nhỏ, về sau khi In sẽ làm giảm chức năng sử dụng của sản phẩm này. Theo đó bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

+ Nên cán trơn lớp bìa ngoài để hồ sơ không bị dính nước làm hư hỏng, có độ bền cao hơn và không dễ bị gấp

+ Có thể dùng chất liệu giấy mỹ thuật để in ấn bìa hồ sơ cao cấp

+ Kiểm tra chuẩn kích thước trước khi in

+ Nên in mẫu thử trước khi cho in hàng loạt

+ Chất liệu giấy in đóng vai trò quan trọng để tạo nên một bìa  hồ sơ đẹp mắt, ấn tượng và sang trọng

4. Một số mẫu bìa hồ sơ phổ biến

4.1. Bìa hồ sơ cơ bản

Đây là loại bìa hồ sơ đơn giản và phổ biến nhất hiện nay. Bìa này có thể kẹp được tờ giấy A4, với một tai gấp để được card visit. Đây là loại bìa hồ sơ được nhiều đơn vị hành chính sử dụng

4.2. Bìa hồ sơ với 2 tai gấp

Khi cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cho một cuộc họp, những hợp đồng quan trọng khi gặp đối tác thì bìa hồ sơ 2 tai gấp chính là sự chọn lựa phù hợp nhất. Mặc dù loại bìa này có chi phí khá cao nhưng lại đựng được nhiều giấy tồ và mang lại lợi ích lớn

4.3. In bìa hồ sơ gấp 3

Dạng bìa này còn được xem là  brochure được gấp làm 3 thu nhỏ có thêm phần tai gấp như folder thông thường. Bìa hồ sơ này có thể lưu nhiều giấy tờ, dạng như một cuốn catalogue hoặc profile nhỏ gọn.  Những thông tin cơ bản về công ty, sản phẩm chủ lực của công ty có thể được giới thiệu trong bìa hồ sơ, mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn qua đó.

Dạng bìa hồ sơ gấp 3 này, có thể chọn làm 3 tai gấp hoặc 1, 2 cái tùy vào yêu cầu. Những loại phổ biến nhất vẫn là dạng 1 tai gấp ở giữa.

4.4. In bìa hồ sơ bằng giấy mỹ thuật

Có rất nhiều loại giấy in mỹ thuật, trong đó loại giấy cứng thường rất thích hợp để làm bìa hồ sơ. Với định lượng từ 400gsm trở lên, giấy cực kỳ cứng cáp, thích hợp bìa kẹp tài liệu. Bạn nên cân nhắc khi In bìa hồ sơ bằng chất liệu giấy này vì nó có giá thành khá cao, phù hợp chọn in những dạng rất sang chảnh và chuyên nghiệp.

Thông qua bài viết bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về việc in bìa hồ sơ, cùng với đó là những lưu ý quan trọng khi thiết kế và in ấn sản phẩm này.